ASSISTANT MANAGER CONTRACT ADMIN

Job Description

L'administrateur de contrat est chargé de fournir un soutien administratif tout au long du cycle de vie du contract. Cela compend l'aide à la préparation et à l'exécution des contrats, l'achèvement en temps opportun de la documentation et la tenue de registre précis et organisés. Le role consiste à assurer la liaison avec les entrepreneurs pour assurer le respect des condictions contractuelles, à gérer les problèmes qui surviennent et à aider à la coordination des examens de performance des contrats. L'administrateur de contrat joue un role clé dans le soutien du gestionnaire de contrats et des autres parties prenantes pour assurer la bonne exécution, la conformité et la cloture rapide des contrats.

Key Deliverables

1. Aider à définir la portée et les objectifis du travail, à identifier les principaux risques, à vérifier les allocations budgétaires et à assurer la conformité aux exigences HSE.
2. Emettre des appels d'offres, inviter des fournisseurs préqualifiés, préparer des documents d'appel d'offres et effectuer des visites sur place/clarifications des soumissionnaires.
3. Evaluer les soumissions en fonction du prix, de la capacité, de la conformité et négocier les conditions contractuelles (p. ex., conditions de paiement, pénalités en cas de non-livraison).
4. Finalisez les modèles de contrats, attribuez les contrats, formalisez les accords et mettez à jour les fiches de contrat.

Strategic Effectiveness

1. suivez la conformité des sous-traitants, tenez à jour la documentation apporpriéee, traitez les variations de contrat et la résolution des problèmes.
2. Effectuez des audits de conformité mensuels (documentation, réglementations de sécurité, lois du travail), suivez les performances des entrepreneurs et traitez les variations.
3. Examiner les soumissions de factures WCC  et suivre les paiements, vérifier toutes les obligations contractuelles (par exemple, factures impayées, réglements de pénalités).

Operational Effectiveness

1. Assurez-vous que tous les documents liés aux contrats sont traités dans les délais spécifiés, de la préparation à l'exécution et à la cloture, afin de favoriser le bon déroulement des opérations et d'éviter les retards.
2. Maintenez une grande précision dans la documentation contractuelle, le classement et la tenue des dossiers, en veillant à ce que tous les détails soient correctement enregistrés et accessibles pour les audits et les examens.
3. Surveillez et suivez la conformitez de l'entrepreneur aux conditions d"crites dans le contrat. Faites remonter les problèmes rapidement et assurez-vous de les résoudres rapidement, en minimisants les interruptions des opérations.

Organizational Effectiveness

1. Effectuer des examens périodiques du rendements des contrats, analyser les paramètres de productivité (p. ex, cout par tonne récoltée, entretien des routes) et cerner les écarts d"efficacité.
2. Recueillez les commentaires des entrepreneurs, coordonnez avec les parties prenantes pour résoudre les griefs et suggérez des actions correctives pour améliorer l'efficacité.
3. Assurer la liaison avec les départements utilisateurs lors du renouvellement, du nouvel appel d'offres ou de la résiliation des contrats, préparer des rapports résumant les principaux enseignements tirés des contrats et mettre en oeuvre des plans de transition pour les nouveaux contrats.

Requirements

1. Expérience avérée (+2 ans) dans l'administration du contrats avec un fort accent sur le soutien adminstratif, la gestion de la documentation et la coordination des entrepreneurs.
2. Solides compétences en communication verbale et écrite pour assurer une liaison efficace avec les entrepreneurs, les équipes internes et les parties prenantes.
3. Maitrise de la gestion des documents contractuels avec un souci du détail pour l'organisation, le suivi et le dépot de documents contractuels importants.
4. Capacité d'aider à la préparation et à l'éxécution des contrats par le biais de suivis systématiques, en obtenant des signatures en temps organisationnelles.
5. Compréhension de base du droit des contrats et des conditions pour soutenir la conformité des contrats et aider à résoudre les litiges ou les problèmes liés aux conditions et à l'exécution des contrats.
6. Bonnes compétences organisationnelles pour gérer plusieurs taches et priorités tout en veillant à ce que les délais soient respectés.
7. Connaissance de la conformité des contrats et capacité de surveiller le rendement de l'entrepreneur, de s'assurer que les obligations sont remplies et que la documentation est tenue correctement.
8. Maitrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de contrats pour la tenue de dossiers, la génération de rapports et la communication.
9. Attention aux détails et à la précision dans la gestion des documents contractuels et s'assurer que toute la doucmentation requise est traitée et classée correctement.
10. Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle tout en assurant la conformité aux politiques de l'entreprise et aux normes de l'industrie